Насчет формы запроса. Как минимум (сдаецца мне) - официальный запрос должен быть зарегистрирован в запрашивающей организации. И иметь на себе "исходящий номер" и дату. Чтобы запрашиваемая организация могла ответить "на ваш запрос №ххххх от хх.хх.хххх.....
Было такое у Мухина на письме?